چطور در جلسات صحبت کنیم

چگونه در جلسات صحبت کنیم یا در جلسات اداری صحبت کنیم یا چگونه در جلسات اداری صحبت کنیم؟

این موضوع همواره یکی از دغدغه های صاحبان مشاغل، کارمندان و فعالان بخش های مختلف کسب و کار و سازمان است.

به خصوص مدیران و کسانی که مدام در گروه های کاری بحث می کنند و در مورد محصولات یا خدمات جدید خود توضیحاتی ارائه می دهند.

این بحث ها ممکن است بر معرفی یک همکار جدید یا اظهار نظر در مورد مصوبه هیئت مدیره جدید متمرکز باشد.

در اینجا و در این مقاله به 15 تکنیک مهمی می پردازم که هنگام سخنرانی در جلسات باید به آنها توجه کنید و امیدوارم این مطالب برای شما مفید و موثر باشد.

مدل گرفتن

اگر فردی را می شناسید که نحوه صحبت کردن و صحبت کردنش در جلسات را دوست دارید و فکر می کنید سبک و شخصیت او به شما نزدیک است، می توانید به صحبت های آن شخص گوش دهید و سبک صحبت کردن او را تکرار کنید و سبک خود را با او در قالب و فرمی ترکیب کنید. برای رسیدن به درستی

به یاد داشته باشید که تقلید ساده و کورکورانه هرگز جواب نمی دهد و به زودی دیگران متوجه این نوع تقلید می شوند که به اعتبار گفتار شما لطمه می زند.

مجوز و تشکر

در برخی از انواع سخنرانی ها و سخنرانی ها در جلسات، لازم است در شروع کار از مقام برتر خود اجازه بگیرید. حتی در برخی از سازمان ها، بخشی از فرهنگ سازمانی آن شرکت ها است. اگر چنین است، می توانید با یک جمله کوتاه این کار را انجام دهید، مثلاً: با اجازه آقای فلانی، رئیس محترم فلانی که برای فلانی زحمت کشیدند… و بنابراین.

همچنین تشکر و قدردانی در شروع کار می تواند فضای خوبی را ایجاد کند. از سمت بالاتر شما و حتی از پرسنل خدماتی که به برگزاری این جلسه کمک کردند، تشکر می کنم.

در عین حال می توانید از حضور همکاران خود نیز تشکر کنید. تشکر از آنها برای توجه به گفتار شما نیز می تواند روند گفتار شما را آسان کند.

شروع سخنرانی

شروع سخنرانی در جلسه معمولاً سخت ترین قسمت سخنرانی در جلسه تحریریه است و خوشبختانه یا متأسفانه تأثیرگذارترین و تعیین کننده ترین قسمت هر سخنرانی نیز شروع سخنرانی است.

خوشبختانه اگر خوب شروع کنید در آینده مشکلی نخواهید داشت و اگر بد شروع کنید در آینده سخت می شود.

معمولاً افراد در همان ثانیه ها و در نهایت چند دقیقه اول انتخاب می کنند که می خواهند به حرف های یک گوینده گوش دهند یا نه!

در این وب سایت مطالب مفیدی در مورد چگونگی شروع موثر و جذاب سخنرانی خود منتشر کرده ایم که می توانید به آنها مراجعه کنید.

اما به طور کلی، خوب است که با یک داستان یا خاطره شروع کنید، به خصوص اگر مربوط به سازمان شما و موضوعی باشد که تصمیم دارید درباره آن صحبت کنید.

کمی خلوت و بودن با یکی دو نفری که می شناسید، حال و هوای خوب و فضای صمیمی ایجاد می کند.

شروع سخنرانی در جلسات می تواند با یک سوال باشد. البته پیشنهاد می کنم دو سوال اول بسته باشد و بعد از سوالات باز استفاده کنید.

همچنین پیشنهاد می کنم این مقاله را بخوانید: چگونه مکالمه را باز کنیم؟

فرمولی برای نحوه صحبت کردن در جلسات

فرمول ها یا طاقچه های مختلفی برای سخنرانی و سخنرانی در جلسات اداری وجود دارد، اما یکی از بهترین ها که عموماً بسیار مورد استفاده قرار می گیرد و مؤثر و مفید است، فرمول «گذشته، حال، آینده» است.

صحبت کردن بر اساس این فرمول، پس از شروع سخنرانی، می توانید در مورد چگونگی موضوعی که می خواهید درباره آن صحبت کنید در گذشته صحبت کنید. و سپس در مورد اینکه اوضاع در حال حاضر چگونه پیش می رود صحبت کنید؟ و در نهایت، در مورد اینکه این مشکل در آینده چه خواهد بود صحبت کنید؟

به عنوان مثال برای موضوع: همکاری با سایر شرکت ها برای افزایش رقابت پذیری در بازار

در سال های گذشته روش شرکت به گونه ای بود که با هر نوع همکاری با سایر شرکت ها مخالفت می کرد زیرا ما سهم بازار خوبی داشتیم و نیازی به آن نبود، اما امسال تصمیم گرفتیم به این سمت برویم و جلساتی برای این منظور داشتیم. مفید بود و نتایج آن اعلام شد و قرار است در سه سال آینده به یک هلدینگ قوی در زمینه عرضه برخی محصولات تبدیل شویم و این نیازمند همکاری همه جانبه با …

ضمناً از این روش در سخنرانی های سیاسی، اقتصادی و اجتماعی بسیار استفاده می شود و نمونه معمولی و رایج آن را در یکی از خبرگزاری ها از طریق لینک زیر مشاهده می کنید:

یکی از صدها نمونه واقعی استفاده از این فرمول در سخنرانی ها

کمی طنز

به یاد داشته باشید که کمی طنز در سفر به حلست می تواند زمینه را برای استقبال بیشتر از بحث های شما فراهم کند. علاوه بر این، اگر در حین سخنرانی شما مشکلی پیش آمد، می توانید به راحتی آن را حل کنید.

به عنوان مثال، اگر چیزی را فراموش کردید، سوت زدید یا حتی کف زدید، اگر فضای دوستانه ای در سخنرانی وجود داشت، با یک لبخند و یک شوخی کوتاه می توان این موضوع را به راحتی حل کرد.

اما اگر این کار را خیلی تند انجام دهید و عصا را قورت دهید، کوچکترین مشکلی باعث می شود همه شروع به خندیدن یا گپ زدن کنند که کار را از شما دور می کند.

بهترین راه برای استفاده از طنز و طعنه در سخنرانی در جلسه ذکر یک خاطره و تجربه خنده دار در محل کار است.

نکته مهم این است که اطمینان حاصل کنید که سخنان شما باعث توهین یا تمسخر هیچ یک از همکاران شما نمی شود.

مثل همیشه

اگر در بین همکارانتان به عنوان فردی شوخ طبع و خونگرم شناخته می شوید، از این ویژگی ها و توانایی های خود برای سخنرانی و سخنرانی در جلسات اداری استفاده کنید.

در برخی جلسات دیدیم که آن شخص شخصیت دیگری پیدا کرده بود و به قول مقروف سرسخت می شد و به سختی با جمعی از دوستان و همکارانش صحبت می کرد که بارها با آنها احوالپرسی می کرد و حتی با آنها شوخی می کرد.

من نمی خواهم دقیقاً مثل آن زمان رفتار کنم، اما یادتان باشد که دیگران شما را با این شخصیت می شناسند و نباید خیلی از شخصیت خود دور شوید.

تاریخ، مثال، مقایسه

همانطور که در بالا ذکر کردم، داستان یک راه عالی برای شروع سخنرانی است! همچنین می توانید از داستان ها در متن سخنرانی استفاده کنید. این داستان‌ها می‌توانند داستان‌ها و تجربیات شخصی شما یا حتی داستان‌های موفقیت و شکست افراد و کسب‌وکارهای دیگر باشند.

نکته مهم بعدی برای دانستن نحوه سخنرانی در جلسات این است که تا حد امکان از مثال، تشبیه و تشبیه در سخنرانی خود استفاده کنید. این سوال آنقدر مهم است که گاهی در پاسخ به افرادی که از من می پرسند چگونه در جلسات صحبت کنم، پاسخ می دهم: تاریخ مثال، مقایسه و مقایسه.

یعنی اگر فقط از این 4 عنصری که در بالا ذکر کردم استفاده کنید، درصد موفقیت شما در سخنرانی در جلسات اداری بسیار بالا خواهد بود.

سعی کنید برای هر عنوان و عنوان فرعی که بحث می کنید یک مثال، داستان یا تشبیه و تشبیه داشته باشید.

پاسخگو

مهم نیست که آیا شرکت کنندگان در جلسه اجازه دارند بین بحث های شما سؤال بپرسند یا خیر. شما باید مهارت پاسخگویی به انواع سوالات را داشته باشید زیرا اول از همه، شخصی می تواند بدون اجازه سوالی را مطرح کند و شما باید به آن پاسخ دهید. ثانیاً ممکن است مقام بالاتر شما به طور خودجوش و اتفاقی در طول جلسه اعلام کند که دیگران می توانند سؤالات آنها را بپرسند یا خودش می تواند آنها را بپرسد و ثالثاً ممکن است دیگران سؤالاتی داشته باشند که بعد از جلسه به شما ارائه می دهند تا پاسخ آنها را بیابند.

پیشنهاد من این است که حتی سوالی را که بسیار مهم می دانید و ممکن است سوال تعداد زیادی از مخاطبان شما باشد و همچنین پاسخ آن در متن سخنرانی خود مطرح کنید و در مورد این سوالات صحبت کنید.

در عین حال، فکر کردن به سوالات احتمالی نوعی طوفان فکری محسوب می شود و می تواند شما را به سمت موضوعات و مطالب جدیدی سوق دهد که قبلاً به آن فکر نکرده بودید.

بنابراین مطمئن شوید که حداقل 10 سوال احتمالی از مخاطبین خود را بررسی کرده و به آنها پاسخ دهید.

تماس چشمی، زبان بدن، صدای رسا

اگر سخنرانی خود را کاملاً از روی متن بیان کنید، متأسفانه این مزیت بزرگ تماس چشمی و حرکات مختلف بدن را از دست خواهید داد. پیشنهاد من این است که همیشه یک متن داشته باشید اما به آن تکیه نکنید و فقط برای بررسی سرفصل ها به متن خود نگاه کنید.

بین موضوعات به چشم مخاطب نگاه کنید و هنگام صحبت در جلسات از حرکات مناسب دست، سر و بدن خود استفاده کنید.

چه با میکروفون و چه بدون میکروفون، صدای شما باید رسا و خوش آهنگ باشد و زیر و بم و لحن آن مناسب باشد. یک معیار مهم برای اندازه گیری این سوال این است که آیا در سخنرانی شما انرژی وجود دارد یا خیر.

وقتی صحبت می کنید در کلامتان شفافیت و سرزندگی احساس می کنید یا خیر؟

هر چه بیشتر بی روح و بی احساس صحبت کنید، سخنرانی شما بی اثرتر و فراموش شدنی تر خواهد بود.

به یاد داشته باشید که مفاهیمی که می خواهید از طریق کلام خود منتقل کنید، بر روی امواج صدای شما به گوش مخاطب می رسد و به گوش آنها می رسد و اگر این امواج ضعیف باشد، صدا و کلام شما به گوش مخاطب شما نمی رسد.

پیشنهاد می کنم این مقاله را هم بخوانید: اهمیت ارتباط چشمی در ارتباطات

بحث نکنید

وقتی صحبت از نحوه صحبت در جلسات دیگر می شود، همه می دانیم که بیشتر جلسات اداری محل بحث و مناظره نیست. اگر قرار است بحثی باشد باید با هماهنگی، رضایت و مشارکت همه شرکت کنندگان و از طریق مذاکره انجام شود.

بسیار نامناسب است که گوینده فقط با یک نفر وارد یک دوئل مکالمه شود و به موقعیت شما آسیب برساند.

به عنوان مثال، اگر می خواهید با پاسخ به این سؤال از حیثیت خود دفاع کنید یا به همه نشان دهید که پاسخ خود را دارید، معمولاً این یک چیز احمقانه و به دور از آداب اجتماعی جلسات اداری است، زیرا این شغل تخلف از دیگران محسوب می شود. زمان که تنها یکی از نقاط ضعف این نوع دیالوگ است.

علاوه بر این، برخی از افراد ممکن است عمدا سعی کنند جلسه را از مسیر خارج کنند و شما را از خود دور کنند، بنابراین مراقب باشید و یک سخنرانی هوشمندانه ارائه دهید.

سوء استفاده از تریبون

بارها اشاره کرده ام که سخنرانی یا تریبون قدرت زیادی دارد و این به دلیل توجه و نظر دیگران نسبت به سخنران و سخنان اوست. علاوه بر این، صحبت کردن نوعی نمایش اعتماد به نفس محسوب می شود.

حتی پیشنهاد قوی من به کسانی که می خواهند اعتماد به نفس خود را افزایش دهند، تمرین سخنرانی در جمع است.

پس باید همیشه به یاد داشته باشیم که از این قدرت سوء استفاده نکنیم و از این موقعیت برای تسویه حساب شخصی استفاده کنیم.

گاهی دیده ام که سخنران در جلسات در حین سخنرانی نام فردی را مطرح می کند و عملکرد او را زیر سوال می برد یا به او بی احترامی می کند. حتی برخی از مدیران برخی از کارکنان خود را مسخره می کنند و از این طریق می خواهند از کم کاری آنها انتقاد کنند.

هرگز این کار را نکنید، زیرا قطعاً خود را در نظر دیگران منفور خواهید کرد.

متن بنویس

اگر دستور جلسه از قبل مشخص شده باشد و باید یک سری نکاتی را بیان کنید که به شما تذکر داده شده است، تکلیف شما تقریباً مشخص است و نحوه صحبت در جلسات مخصوص شماست. اما اگر موضوع و محتوا تا حد زیادی دست شماست، بهتر است به مواردی که در بالا گفتم عمل کنید و از داستان ها، خاطرات و … استفاده کنید.

همچنین متن را کلمه به کلمه ننویسید و 100% به متن خود وابسته نباشید. نکات مهم عناوین و بخش ها را بنویسید. یا اگر قرار است رویداد خاصی را اعلام کنید یا از شخص خاصی تشکر کنید، این موارد را در متن خود بنویسید تا فراموش نکنید.

اگر نمی خواهید استرس داشته باشید، یک کپی از متن خود داشته باشید.

اگر قصد دارید با استفاده از نرم افزار و با اسلاید صحبت کنید، یک کپی از اسلایدهای خود در فرمت های مختلف تهیه کنید و حتی یک نسخه چاپی داشته باشید.

نکته مهم در استفاده از اسلایدها این است که مراقب باشید تمام توجه خود را روی صفحه نمایش متمرکز نکنید و به هیچ وجه حواس خود را پرت نکنید.

همچنین پیشنهاد می کنم این مقاله را بخوانید: نوشتن متن سخنرانی – ۶ مرحله کمتر شناخته شده

مختصر و مفید

همیشه حواستان باشد که جلسات اداری محل غم و اندوه و حکایت حسین کرد شبستری نیست.

داستان های طولانی و ذکر موارد غیر مرتبط با موضوع سخنرانی خسته کننده است. و باعث می شود مخاطب هیچ حرف مهمی را که می گویید جدی نگیرد.

البته منظورم این نیست که شما مستقیماً سر اصل مطلب بروید، بلکه منظورم این است که لازم نیست دیگران همه دانش و دانسته های شما را در یک جلسه درک کنند و به مخاطبان منتقل کنند.

این مشکل در واکنش دیگران وقتی متوجه می‌شوند که شما قرار است سخنرانی کنید کاملاً منعکس می‌شود.

معمولاً اگر حوصله تان سر رفته، شنونده خبر با یک دست سرش را می خاراند و در همین حین هوای خارج شده از دهانش صدای مدفوع می دهد.

تکراری نباش

روند کاری شما ممکن است به گونه ای باشد که نیاز به سخنرانی در جلسات به صورت روزانه، هفتگی یا حتی ماهانه داشته باشید.

اول از همه، خلاق باشید و سعی کنید کاری را انجام دهید که خیلی قابل پیش بینی نباشد. یعنی اینطور نشود که یکی از تماشاگران به دستش بگوید: حالا این را می گوید، بعد این سؤال را می پرسد، بعد این لطیفه بی مزه ای را که تاکنون صد بار گفته است، تعریف می کند و ….

شروع های متفاوتی داشته باشید. از داستان ها و حکایات مختلف استفاده کنید و گاهی اوقات دعوت از یکی از تماشاگران برای بازی با شما و بیان نظر می تواند مفید باشد.

توجه داشته باشید که تکراری ترین کلمات با تنوع تلفظ می شوند. به عنوان مثال، گزارش فروش، گزارش سود و زیان، گزارش فروشنده و غیره.

پایان خوب

و در آخر، نکاتی برای احساس پایانی یا یک پایان خوب که سخنرانی شما را جذاب و خاطره انگیز می کند.

نتیجه

در پایان کار حتماً در یکی دو جمله خلاصه کنید و یادتان باشد که خلاصه را به یک سخنرانی جدید تبدیل نکنید، فقط چند جمله کوتاه و خلاصه ای از کل سخنرانی را در نظر بگیرید.

بهترین آرزوها

برای همه شما آرزوهای خوب داشته باشید، مثلا: یک هفته خوب – یک تعطیلات خوب – یک سال رویایی – آرامش و آسایش – تفریح ​​و غیره. این به شما کمک می کند در پایان سخنرانی احساس خوبی داشته باشید

ممنون

حتما از تعدادی از همکاران خود تشکر کنید. این نشان دهنده تواضع و انسانیت شماست و در نظر دیگران محبوبیت بیشتری خواهید داشت.

اطلاعات بیشتر

به شرکت کنندگان توضیح دهید که اگر نکات نامشخصی در سخنرانی شما وجود دارد، یا اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارند، به کجا مراجعه کنند و چگونه به مطالب دسترسی پیدا کنند.

حس کار گروهی

شاید ذکر این نکته که از حضور در این سازمان و در کنار سایر همکاران خود خوشحال هستید و تمام تلاش خود را برای پیشرفت سازمان و افراد آن به کار می گیرید، حس خوبی را در بین کارکنان و در آینده در هر کجا که وجود دارد ایجاد کند. . نیاز به کار گروهی و مشارکت شما افرادی را دارید که در این احساس خوب به شما کمک می کنند.

تعیین کنید

اگر یک یا چند نفر از مخاطبان شما قرار است کار خاصی انجام دهند یا کاری به آنها محول شده است، بهتر است در پایان دوباره به آنها یادآوری کنید.

در پایان امیدوارم این مقاله راهنمای خوبی برای شما در نحوه سخنرانی در جلسات باشد و در جلسات خود سخنرانی خوب و شایسته ای داشته باشید تا شما و دیگران از این سخنرانی لذت ببرید.

برای ارائه و سخنرانی در جلسات باید اصول خاصی را رعایت کنیم تا بتوانیم گفتگو و سخنرانی موثری داشته باشیم.

یکی از موثرترین و کارآمدترین فرآیندهایی که می توان برای گفتگو یا سخنرانی در جلسات سازمانی استفاده کرد، فرآیند زیر است:

1- شروع موثر

2- موضوع جلسه را ذکر کنید

3- جلسه را توضیح و مدیریت کنید

4- جمع بندی نهایی و دعوت به اقدام موثر

برای هر یک از این بخش ها توضیحات لازم داده خواهد شد.

1- شروع جلسه

زمانی که می خواهید وارد یک مکالمه یا سخنرانی شوید یا به سادگی گفتگو را باز کنید، بهترین شروع و یخ شکن برای ایجاد یک رابطه گرم و صمیمی بیان چیزی است که مورد علاقه طرف مقابل است.

وقتی می دانید که طرف مقابل شنا را دوست دارد، می توانید شروع به صحبت در مورد شنا کنید و خاطراتی از این ورزش را تعریف کنید.

در مکالمات دو نفره می توانیم با دیدن تصاویر دسکتاپ طرف مقابل یا صفحه اول صفحه یا گوشی آنها بحث را شروع کنیم.

وقتی می خواهید با یک یا چند نفر در یک اتاق ملاقات کنید، سعی کنید در جایی ننشینید که «نیاز به قدرت» طرف مقابل کور است!

اگر پشت میز خود می نشینید، حواستان باشد که با نشستن پشت میز، احساس ضعف به او منتقل می شود. باید بتوانید در کنار و نزدیک مخاطب بنشینید تا حس نیاز به قدرت و غرور در مخاطب حفظ شود.

وقتی می خواهید در جلسه ای شروع به صحبت کنید، حتما خوشحالی خود را از حضور در این جلسه و صحبت با حضار ابراز کنید.

خوشحالم که اینجا هستم و با شما بحث می کنم.

وقتی خوشحالی خود را ابراز می کنید، یک فضای همکاری ایجاد می کند و طرف مقابل را به صحبت می اندازد!

2- موضوع جلسه را ذکر کنید

ادامه موضوع بحث در جلسات، پس از ارتباط خوب و موثر و شکستن یخ با طرف مقابل (یا مخاطبان خود) باید بتوانید موضوع جلسه را بیان کنید.

زمانی که می خواهید موضوع جلسه را بیان کنید باید یک نظم منطقی را رعایت کنید تا بحث های شما موثر و ماندگار باشد.

برای این می توانید از یک مثال خوب استفاده کنید: مانند مجریان اخبار تلویزیون!

الف) خلاصه ای از رویدادهای جاری – چشم انداز بلند مدت

ب) توضیحی در مورد رویدادهای جاری ارائه دهید – نمای متوسط

ج) اظهار نظر در خبر – نمای نزدیک

گام اول موضوع بحث در جلسات:

خط موضوع باید مشخص کند که از این مکالمه به کجا می‌روید – مانند یک تیتر خبری که فقط به یک تصویر و عنوان اصلی اشاره می‌کند.

مرحله دوم موضوع بحث در جلسات:

شما فقط بخشی از موضوع را به طرف مقابل می گویید تا آنها کنجکاو شوند و به ادامه ماجرا علاقه مند شوند.

مرحله سوم موضوع بحث در جلسات:

این مرحله بسیار مهم و حساس است و باید بتوانید تمام جزئیات را به طور کامل و دقیق بیان کنید.

3- جلسه را توضیح و مدیریت کنید

در این قسمت باید بتوانید مشکل را به درستی برای همکار خود توضیح و تفسیر کنید و از ابزارهای کمکی برای درک کامل مشکل استفاده کنید. نشان دادن نمودارها و شکل ها و همچنین گفتن نقل قول ها و داستان های واقعی که با کلمات شما مطابقت دارد، می تواند تا حد زیادی ذهن طرف مقابل را درگیر موضوع مورد بحث کند.

ممکن است در طول جلسه، طرف صحبت شما کمی هیجان زده و استرس داشته باشد و شما نتوانید گفتگو را به خوبی پیش ببرید. در این بین، باید با ایجاد یک محیط امن و مطمئن برای فردی که با او صحبت می کنید، آنها را وادار به ادامه صحبت با شما کنید.

می‌توانید برای انتقال مکالمه به مسیر امن خود، اظهاراتی بیان کنید:

احساس می کنم از این گفتگو ناراحت هستید. آیا می توانم بدانم دلیل ناراحتی شما چیست یا چه بخشی از گفتگو؟

وقتی به این شکل صحبت می کنید، طرف مقابل کمی آرام می شود و حرف هایش را بیرون می زند، عصبی می شود و می تواند به گفتگو ادامه دهد.

علاوه بر این، برای اینکه طرف مقابلمان در بیان نگرش ها و صحبت آزادانه احساس امنیت کند، در عین حال از تقویت های کلامی (مانند تأیید و تحسین) استفاده کرده و با حرکات صورت آن را تأیید کنید.

از حرکات دست و زبان بدن غافل نشوید

هر زمان که لازم است، مکالمه را تغییر دهید و موضوع را تغییر دهید تا جلسه در مسیری امن حرکت کند.

4- در جلسات و نتیجه گیری نهایی صحبت کنید و خواستار اقدام موثر باشید

در این بخش باید هر موضوعی را که تصمیم و صورتجلسه تنظیم شده است مجدداً بیان و بررسی کنید.

در این قسمت سعی کنید مکالمه ناتمام را به پایان برسانید و از کامل بودن مکالمه خود مطمئن شوید.

سعی کنید جلسه را با یک حس خوب به پایان برسانید و این حس خوب را به طرف مقابل منتقل کنید.

شما همچنین باید یک سخنرانی پایانی داشته باشید، یعنی شروع تصمیمات خود را بیان کنید.

مطمئن شوید که مشخص کرده اید چه کسی باید چه کاری، چه زمانی، با چه کیفیت و به چه میزان انجام دهد!

عصاره سخنرانی یا سخنرانی شما باید در این بخش قابل مشاهده باشد.

عمل:

یک دیالوگ ساده را با دنبال کردن روندی که در این مقاله بیان شده در نظر بگیرید و این گفتگو را برای اجرای واقعی تمرین کنید.

این گفتگو می تواند در مورد افزایش بهره وری پورتفولیوی شما یا راه هایی برای افزایش شادی کارکنان باشد.

لطفا این را شروع کنید!

خوب حالا که این فرآیند چهار مرحله ای برای سخنرانی در جلسات را یاد گرفتید، پیشنهاد می کنم نکات مهم در بحث سخنرانی در جلسات مانند ایرادات و نظرات مخالف در جلسات را با دقت مطالعه کنید و از این نکات به عنوان چاشنی جلسات استفاده کنید. و سخنرانی خود را ارائه دهید

سخنرانی در جلسات (ارتباط کلامی مناسب) – از کتاب “آیین دوستیابی دیل کارنگی”

وقتی در جلسات گفتگو را شروع می کنیم، به احتمال زیاد فرصتی برای ایجاد بحث و مخالفت در مورد موضوعی وجود خواهد داشت. در این جلسات باید بدانید که چگونه مخالفت ها و بحث های مربوط به موضوع را مدیریت کنید اما با ذکاوت و احترام!

مشاجره هنگام صحبت در جلسه ممنوع است:

وقتی با کسی بحث می کنید و با نظرات او مخالف هستید و با او مخالفت می کنید، ممکن است به نظر برنده این بحث شوید، اما هرگز نمی توانید نظر طرف مقابل را با حرف های خود جلب کنید.

نکته مهمی که واقعا باید بدانیم این است که باید به حرف های مخالفان خود گوش دهید، شاید آنها برای پیشرفت شما مناسب هستند و نباید با یک تصمیم عجولانه آن را از بین ببرید.

شاید حق با دیگران باشد!

به دیدگاه ها و نظرات مخالفان فکر کنید، شاید حق با آنهاست!

سوالاتی برای یک مدیر موثر که با مخالفت دیگران روبرو می شود

وقتی در جلسه ای با مشکل یا مخالفتی مواجه می شوید، برای حل مشکل عجله نکنید و به خود فرصت دهید تا فکر کنید یا جلسه دیگری ترتیب دهید.

در این مناسبت، سؤالات زیادی وجود دارد که یک مدیر مؤثر مرتباً از خود می پرسد:

راست می گفت؟

آیا من اشتباه کردم؟

آیا حقیقتی در بحث ها پنهان است؟

آیا واکنش و سخنان من مشکل کاست را کاهش یا افزایش داد؟

آیا سخنان من باعث افزایش یا کاهش نظرات دیگران در مورد شخصیت من شد؟

آیا با حرف هایم برنده شدم؟

به چه قیمتی؟

آیا این شرایط می تواند فرصتی برای پیشرفت من و مجموعه ام باشد؟

و بسیاری سوالات دیگر که می تواند شما را برای رسیدن به توافق و گفتار و رفتار پایدار راهنمایی کند.

برای به دست آوردن نتایج بهتر، بهتر است از مشاجره خودداری کنید!

وقتی در جلسات صحبت می کنیم خودمان را جای دیگران بگذاریم!

خیلی وقت ها دیگران را در حد خود می دانیم و انتظار داریم شرایط را به خوبی درک کنند و اگر اینطور نیست به راحتی انتقاد می کنیم!

به جای سرزنش مردم، باید بفهمیم چرا آنها کار خود را انجام می دهند. خودتان را جای آنها بگذارید و آنها را درک کنید. این باعث درد بیشتر در روابط کلامی ما می شود.

دکتر جانسون جمله زیبایی دارد:

خدا خودش قبل از روز قیامت مردم را قضاوت نمی کند. چرا من و تو این کار را می کنیم؟!

هنری فورد می گوید:

راز موفقیت افراد در توانایی آنها در کشف دیدگاه های دیگران و دیدن مشکلات از منظر آنها و همچنین از دیدگاه خودشان نهفته است.

نحوه انتقاد صحیح در هنگام بحث در جلسه:

وقتی می‌خواهیم از شخصی انتقاد کنیم، به راحتی می‌توانیم از ویژگی‌های او صحبت کنیم و او را تحسین کنیم، سپس با یک حرف ارتباطی خوب (مثل «و»)، درباره چیزی که قرار است به عنوان نظر و انتقاد بیان کنیم، صحبت کنیم.

گاهی از کلمه اما استفاده می کنیم، این باعث می شود که فرد در تعریف قسمت اول شک کند و آن را نپذیرد و ارتباط خوبی شکل نگیرد.

مثال :

آقا…از شما بابت کاری که دیروز به شما محول شد تشکر می کنم و خیلی خوب می شود که شما هم برای کار امروز وقت بگذارید….

ما باید به طور غیرمستقیم نظرات دیگران را متوجه اشتباهات آنها کنیم.

نکات اضافی:

1- اختلاف نظرها و سوء تفاهم ها هرگز به مجادله ختم نمی شود و قطعی است. این مشکل با درک و صحبت در مورد دیدگاه طرف مقابل قابل حل است.

2- باید اجازه دهیم طرف مقابل صحبت کند، خونسردی خود را حفظ کنیم و صحبت او را قطع نکنیم تا پل تفاهم بین گفتار او و ما ایجاد شود.

سپس روی نکاتی که با آنها موافق هستید تمرکز کنید و آن نکات را واضح تر و واضح تر بیان کنید.

3- صداقت را به خاطر بسپارید و به سراغ اشتباهات خود بروید و آنها را بیان کنید زیرا با این کار طرف مقابل را خلع سلاح می کنید و قدرت دفاعی او را کاهش می دهید.

4- در ملاقات با مردم باید طوری رفتار کنید که انگار به آنها آموزش نمی دهید و فقط نادانان را فراموش شده بدانید.

گالیله:

شما نمی توانید به کسی چیزی بدهید، فقط می توانید به او کمک کنید تا بفهمد.

طراحی سخنرانی به روش PCSC (همراه با آپلود فایل صوتی)

در اینجا قصد داریم ساختار قدرتمند دیگری را که در زمینه سخنرانی ها به ویژه سخنرانی های سازمانی استفاده می شود، توضیح دهیم. اگر می خواهید در سخنرانی های خود در سازمان و شرکت خود بدرخشید، پیشنهاد می کنم از این ساختار در سخنرانی های خود استفاده کنید! این چارچوب گفتاری می تواند به شما کمک کند سخنرانی های موثر و کارآمدی را در مقابل مخاطبان خود ارائه دهید. این ساختار مانند ساختار ABC-C دارای یک توالی منظم است که باید به دقت دنبال شود. در پایان سخنرانی خود باید خلاصه خوبی از موضوع و فراخوانی برای اقدام داشته باشید. در ادامه می توانید توضیحات کامل این ساختار را دانلود کنید.

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که چگونه یک جلسه را شروع کنید؟ اگر جلسه را از ابتدا به دلیل کسانی که دیر آمدند شروع کنید، نشان می دهید که شرکت کنندگان جلسه می توانند شما را کنترل کنند و از کنترل شما فرار کنند. اگر شما تنها سخنران جلسه باشید، شرکت کنندگان فکر می کنند دارند به رادیو گوش می دهند! اگر می خواهید یک جلسه سازنده داشته باشید، باید شروع خوبی داشته باشید. یک شروع خوب برای یک جلسه مانند اولین قطعه یک ارکستر است. لحن ارکسترال موضوعات اصلی و انتظارات را معرفی می کند. این مقاله را بخوانید تا یاد بگیرید چگونه در جلسات صحبت کنید.

حتما بخوانید:

1. هدف جلسه را مشخص کنید

جالب است بدانید که بسیاری از جلسات، بدون اینکه کسی بداند اصل موضوع چیست، زمان زیادی می برد. پس هدف از جلسه را در دستور کار قرار دهید و در ابتدای جلسه آن را یادآوری کنید. بین جلسات طوفان فکری و جلسات تصمیم گیری تمایز قائل شوید. جلسات را برای تعریف استراتژی های بلند مدت از جلسات برای تعیین اهداف و مسئولیت های کوتاه مدت جدا کنید. از ابتدا بیان کنید که جلسه درباره چه چیزی نیست. مثلاً بگویید: «این جلسه در مورد ظرفیت تولید ماهانه است. امروز می خواهیم روی تجارت کار کنیم. در جلسه بررسی عملکرد روز چهارشنبه درباره مسائل تاکتیکی بحث خواهیم کرد.»

حتما بخوانید: ۷ نکته برای اینکه جلسه‌های کاری‌تان را بهتر رهبری کنید

2. هدف هر یک از موارد دستور کار را مشخص کنید

اگرچه انواع موارد مطرح شده در دستور کار باید برای همه جلسات مشابه باشد، اما هر جلسه شامل مراحل مجزا و بحث های متفاوت است. قبل از پرداختن به هر موضوع دستور کار، هدف آن را به وضوح مشخص کنید. اگر هدف شما تولید ایده است، شفاف سازی آن هدف بحث در مورد آن را تسهیل می کند. اگر می خواهید تفکر خلاق را تشویق کنید، اجازه ندهید اعضای بیش از حد عمل گرا بلافاصله کنترل جلسه را در دست بگیرند. در عوض، اگر موضوع دستور کار نیاز به تصمیم دارد، معیارهای تصمیم را به وضوح بیان کنید. تعیین اینکه آیا همه مجاز به رای دادن هستند یا اینکه تصمیم با یک نفر است و دیگران فقط می توانند پیشنهاد دهند؟

می توانید بگویید: «این تصمیم با آقای امینی است، اطلاعات و پیشنهادات خود را به ایشان بدهید تا ایشان در این مورد تصمیم بگیرند.

حتما بخوانید: تکنیک های حل مسئله؛ چطور می‌توانیم مسائل را به‌خوبی حل کنیم؟

3. از مردم بخواهید که پیشنهادات خود را محدود کنند

راه دیگر برای شروع یک جلسه این است که به مردم اطلاع دهید که چقدر انتظار دارید در بحث شرکت کنند. آیا می توانید در مورد تحقیقاتی که در MIT انجام شده است صحبت کنید؟ این تحقیق نشان داد که می توان هوش جمعی تیم را بر اساس میزان مشارکت اعضای تیم پیش بینی کرد. از مردم بخواهید مشارکت خود را در بحث ها به گونه ای تنظیم کنند که همه فرصت برابر برای صحبت داشته باشند. از شرکت کنندگان بخواهید که نه تنها با یکدیگر موافق باشند، بلکه نظرات مخالف یا متفاوت خود را نیز بیان کنند. می توانید بگویید: «من به دنبال دیدگاه های متفاوت و تفکر جدید هستم. بنابراین اگر همه شما در مورد چیزی موافق هستید، این بحث را پایان می دهیم. »

حتما بخوانید: طوفان فکری و ۱۰ تکنیک جالب و مورد استفاده در آن

4. دوباره قواعد اولیه را توضیح دهید

قوانین اساسی را بنویسید و به همه یادآوری کنید که در ابتدای جلسه از آنها پیروی کنند. خیلی اوقات، تیم ها برای نوشتن قوانین وقت صرف می کنند تا در جلسات بعدی آنها را فراموش کنند. البته این کار را زیاد تکرار نکنید. یکی از قوانینی که فکر می کنید برای جلسه امروز ضروری است را انتخاب کنید. به عنوان مثال، بگویید: «می دانم که امروز در مورد موضوعات حساس صحبت خواهیم کرد. بنابراین همه ما باید سعی کنیم جلسه را با دید مثبت شروع کنیم. »

5. از پرخاشگری منفعل خودداری کنید

یکی از دلایلی که باعث می شود همه از جلسات متنفر باشند این است که معمولاً طولانی هستند و در عین حال به مسائل اصلی شرکت نمی پردازند. بسیاری از تیم ها از “جلسه قبل” و “جلسه بعد” برای صحبت در مورد مسائل خسته کننده و ناخوشایند استفاده می کنند. این خود جلسه باعث اتلاف وقت می شود.

از همه بخواهید که در طول جلسه، نه بعد از آن، مسائل را مطرح کنند تا از پرخاشگری منفعلانه نیز اجتناب کنید. البته این روش همیشه جواب نمی دهد. اما بهتر است در طول جلسات به جای بحث در راهروها، بحث ها و نظرسنجی های دشوار و قابل تامل از همه داشته باشید.

دوره آموزشی ویدئویی فنون مذاکره

حتما بخوانید: آشنایی با مفهوم تصمیم گیری گروهی، مراحل انجام و مزایای آن

6. تصمیم بگیرید که یک میز گرد ترتیب دهید

اگر به موضوع میزگرد فکر نکنید، غفلت شده اید. منظورم یک میز گرد است، جلسه ای که همه اعضا در مورد وضعیت خود صحبت کنند. بحث های میزگرد معمولاً زمان زیادی می برد، ارزش کمی دارد و فرصتی را برای اعضای تیم که عملکرد ضعیفی دارند فراهم می کند تا خود را در شرکت تثبیت کنند. اگر این موارد در میز گرد شما رخ می دهد، بهتر است روش کار خود را تغییر دهید. میزگرد را طوری مدیریت کنید که به موضوعات در دستور کار بپردازد. فقط طول جلسه را محدود کنید و اگر کسی از موضوع اصلی منحرف شد، او را متوقف کنید. به عنوان مثال، بگویید: «این جلسه استراتژی فصلی ما است، بنابراین موضوع میزگرد امروز احتمالاً شما را می ترساند یا هیجان زده می کنید. »

احتمالاً در جلسات زیادی شرکت می‌کنید که اکثر آنها «بد» هستند. بیشتر اوقات، در دو دقیقه اول جلسه، می توانید بفهمید که آیا جلسه اتلاف وقت است یا خیر. اگر جلسه را مدیریت می کنید، بهتر است روی یک موضوع خاص تمرکز کنید، افکار مختلف را در نظر بگیرید و از اتلاف وقت خودداری کنید. با این کار نه تنها در محل کار شهرت خوبی کسب خواهید کرد، بلکه کار بیشتری نیز به دست خواهید آورد.

برگرفته از: hbr.org