چرا به سازمان نیاز داریم

مدیر اداری کیست و چه ماموریت هایی دارد؟

مدیر اداری، سمتی در سازمان ها و مشاغل مختلف است که مسئولیت مدیریت امور و عملیات روزمره یک سازمان را بر عهده دارد. یک مدیر اداری باید با مدیریت وظایف و بخش ها و همچنین تعیین استراتژی های مختلف، عملکرد و بهره وری سازمان یا مشاغل را بهبود بخشد.

جایگاه مدیر اداری در سازمان کجاست؟

معمولاً در چارت اداری و سازمانی، مدیران سازمان در سطح عملیاتی یا اجرایی هستند و از کارکنان عادی و برخی مدیران بالاتر بوده و مدیران میانی محسوب می شوند. در بسیاری از سازمان ها، مدیر اداری به عنوان پشتیبان و جایگزین مدیریت ارشد عمل می کند و فرآیندهای اداری و سازمانی را مدیریت و اجرا می کند.

به زبان ساده، ممکن است جایگاه مدیر اداری بسته به ساختار و بدنه چارت سازمانی هر گروه متفاوت باشد، اما وظایف ثابت و مشترکی با سایر مدیران اداری دارد.

بیشتر بخوانید: انواع سطوح مدیریت در سازمان و ویژگی ها و وظایف آنها

ماموریت های مدیر اداری چیست؟

یک مدیر اداری وظایف مختلفی دارد، اما اگر بخواهیم لیستی از مهمترین وظایف اداری را در اختیار شما قرار دهیم، می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

·         برنامه ریزی، سازماندهی و برنامه ریزی فعالیت ها

·         سازماندهی و مدیریت منابع انسانی

·         تهیه و مدیریت منابع اداری

·         کار را ردیابی و بر فعالیت‌ها نظارت کنید

·         ارتباطات داخلی/خارجی را مدیریت و تقویت کنید

بیشتر بخوانید: پیام‌رسانی شرکتی، حلقه مفقوده در ارتباطات درون سازمانی

چرا در سازمان ها به مدیر اداری نیاز داریم؟

با توجه به کارکردهای این سمت می توان دلایل مختلفی برای اهمیت حضور مدیر اداری در سازمان بیان کرد. اما 6 دلیل مهم که وجود یک مدیر اداری در سازمان مهم و ضروری است عبارتند از:

1. بهبود مدیریت و سازماندهی فعالیت ها و کارها

2. بهینه سازی مدیریت اداری و منابع انسانی

3. تقویت و بهبود ارتباطات داخلی/خارجی

4. اجرای دقیق سیاست ها و خط مشی های سازمان

5. افزایش بهره وری و بهبود عملکرد سازمانی

6. افزایش هماهنگی و ایجاد وحدت در سازمان

بهترین ابزار برای مدیر دفتر چیست؟

بهترین ابزار و نرم افزاری که یک مدیر اداری برای تسهیل وظایف، افزایش بهره وری و بهبود عملکرد سازمان در اختیار دارد، نرم افزار اتوماسیون اداری است. سیستم اداری دارای زیرسیستم های مختلفی می باشد که هر کدام دارای قابلیت ها و امکانات متفاوتی بوده و با توجه به نیاز سازمان ها و موسسات بهینه سازی شده است.

به عنوان مثال نرم افزار آفیس فراگستر با زیرسیستم های مختلف امکان اتوماسیون و مدیریت یکپارچه و متمرکز فعالیت ها و فرآیندهای مختلف را در اختیار مدیران اداری قرار می دهد. برخی از کاربردها و ویژگی های نرم افزار آفیس فراگستر عبارتند از:

·         مدیریت واحد و متمرکز مکاتبات داخلی/خارجی

·         مدیریت کار، پروژه، وظایف و فضاهای کاری

تسهیل و خودکارسازی فعالیت ها و فرآیندها

·         تحلیل داده‌ها و تهیه انواع گزارش‌ها

·         مدیریت اسناد و بایگانی

·         فرآیندها را بهینه کنید و هزینه ها را کاهش دهید

·         نظارت خارج از محل کار، مکاتبات و درخواست‌ها

·         فرآیندها را تعریف و مدیریت کنید

· و…

بیشتر بخوانید: 5 نرم افزار برتر آفیس

برای درک کامل ماموریت های یک مدیر اداری و همچنین درک کامل از کاربردهای اتوماسیون اداری و کمکی که به مدیران اداری می کند، از شما دعوت می کنیم به مقاله کامل در لینک زیر مراجعه کنید:

اتوماسیون

تقریباً تمامی موسسات و مشاغل تجاری و غیرتجاری، اعم از کوچک یا بزرگ، به نوعی از خدمات مشاوره مدیریت استفاده می کنند. رهبران کسب و کار ممکن است به استفاده از مشاوران اعتقاد نداشته باشند و درک کنند که چرا ما به مشاوره مدیریت نیاز داریم، اما صبح خود را با خواندن تحلیل های اقتصادی و مقالات مرتبط با وضعیت صنعت شروع می کنند، در میانه روز با همکاران خود و عصر چت می کنند. آنها همچنین در آموزش مدیریت شرکت می کنند. واقعیت این است که تحلیل‌های اقتصادی و مقالات مجلات یا مستقیماً محصول مشاوران هستند یا توسط نویسندگانی تهیه می‌شوند که به طور بالقوه می‌توانند به عنوان مشاور عمل کنند. گپ زدن با همکاران نوع دیگری از توصیه است. علاوه بر این، ممکن است سایر همکاران و همکاران مستقیماً از مشاوران مدیریت کمک گرفته باشند و نظرات آنها تحت تأثیر نظرات مشاورانشان باشد. در نهایت، آموزش و مشاوره ارتباط تنگاتنگی با هم دارند و اکثر مشاوران مدیریت ساعاتی از وقت خود را به آموزش و توضیح تجربیات خود اختصاص می دهند.

در نتیجه، همه سازمان ها به طور مستقیم یا غیرمستقیم از خدمات مشاوره مدیریت بهره مند می شوند، اگرچه همه این خدمات مشاوره ای کامل، مؤثر و ارزش آفرین نیستند. دلایل اثربخشی خدمات مشاوره هر چه باشد، این سوال در بین متخصصان و رهبران صنعت مهم است: چرا به مشاوره مدیریت نیاز داریم؟ به عبارت دیگر، چه لزومی دارد که شخص یا سازمانی را استخدام کنیم که در کسب و کار و حرفه ما خدمات مشاوره مدیریت ارائه می دهد؟ اگر بخواهم با توجه به تجربه بیش از یک دهه کار خود در صنعت مشاوره مدیریت به چنین سوالی پاسخ مفید و مختصر بدهم، پنج عامل زیر را برجسته خواهم کرد:

منظره بیرون

یکی از بهترین راه‌های حل مشکل در مواجهه با مشکلات به ظاهر لاینحل این است که از مشکل فاصله بگیرید و سعی کنید خارج از چارچوب فکر کنید. حل بسیاری از مشکلات اجتماعی مستلزم تفکر خارج از چارچوب است. زیرا اغلب زمانی که در بطن یک مشکل اجتماعی قرار می گیریم حتی تعریف درستی از مشکل نداریم و گاهی با یک تغییر کوچک در مشکل راه حل های موثری می گیریم. مشاوران مدیریت چنین نقشی را برای سازمان ها ایفا می کنند و استفاده از دیدگاه بیرونی آنها برای رسیدگی به مسائل سازمانی ممکن است یکی از مهم ترین دلایل به کارگیری آنها باشد. از تجربیاتم به یاد دارم که به درخواست سازمان ها برای حل یک مشکل بارها در سمت مشاور قرار گرفتم و سپس این دیدگاه بیرونی به من و سازمان کمک کرد تا به تعریف متفاوتی از مشکل برسیم. نتیجه گاهی تعجب برانگیز است، زیرا دیدگاه خارجی مشکل متفاوتی را آشکار می کند که با تصورات قبلی سازمان همخوانی ندارد و نادیده گرفتن آن منجر به چالش هایی برای سازمان شده است.

مهارت های تحلیلی

اکثر مدیران به دنبال مشاورانی با تخصص و تجربه عمیق در سازمان و صنعت آن هستند. تعبیر مشاور مو سفید ناشی از همین دید مشاوران مدیریت است اما واقعیت کاملا متفاوت است! اگر تجربه تعامل و ارتباط با شرکت های مشاوره مدیریت بین المللی را داشته باشید، متوجه می شوید که عامل سن چندان مهم نیست و جوانان به ویژه فارغ التحصیلان اخیر سهم قابل توجهی از مشاوران شرکت های بین المللی را تشکیل می دهند. در واقع، یک مشاور خوب لزوماً تجربه صنعتی گسترده ای ندارد، اما مهارت های تحلیلی فراوانی دارد. مهارت های تحلیلی یکی از مهمترین مزیت های مشاوران مدیریت نسبت به مدیران با تجربه است و یکی از دلایلی که مدیران را به استخدام مشاوران مدیریت ترغیب می کند، مهارت های تحلیلی مشاور است. سازمان‌های موفق مشاورانی را استخدام می‌کنند که در قابلیت‌های تحلیلی خبره هستند و داده‌ها و اطلاعات مرتبط با صنعت را در اختیار آنها قرار می‌دهند تا بتوانند با استفاده از مهارت‌های تحلیلی مشاوران، مشکلات خود را به طور مؤثرتری حل کنند. تلفیق تجربه و بینش مدیران و مهارت های تحلیلی مشاوران معجون بسیار قدرتمندی است!

توسعه سیستم

یکی از دلایل مهم استخدام مشاوران توسعه سیستم است. برای توضیح واضح تر باید تعریفی از سیستم ارائه کنم. سازمان‌ها از سیستم‌های متعددی استفاده می‌کنند: استراتژی‌ها، طرح‌های توجیهی، طرح‌های بازاریابی، سیستم‌های ارزیابی عملکرد، فرآیندهای استخدام و استخدام، آموزش، سیستم‌های مدیریت پروژه، ارتقاء و پاداش نظارتی، ساختار سازمانی و غیره. تنها بخشی از سیستم های مورد استفاده در سازمان ها هستند. و یکی از قابلیت های مشاوران مدیریت طراحی، راه اندازی و توسعه چنین سیستم هایی می باشد. سازمان‌ها می‌توانند این سیستم‌ها را در نقاط قوت خود شکل دهند، اما مزیت استفاده از مشاوران مدیریت برای توسعه چنین سیستم‌هایی در ماهیت کار مشاوره نهفته است: مشاوران نقش سازنده سیستم‌ها را برای سازمان‌ها و بخش‌های مختلف و پیروی از تجربیات مکرر داشتند. این اقدام در سازمان ها و صنایع مختلف، دانش و تجربه قابل توجهی را در مورد نقاط قوت و ضعف و نحوه رسیدگی به چالش های توسعه سیستم ها انباشته است. بنابراین، تماس با مشاور به معنای استفاده از طیف وسیعی از تجربه است.

انتقال دانش

تقریباً در هر پروژه ای که نقش مشاوره ای داشته ام، بخشی را برای آموزش و انتقال دانش در نظر گرفته ام و معتقدم مشاوره بدون انتقال دانش به نتایج مؤثری منجر نمی شود. معمولاً اگر کارفرما دارای اشتیاق و روحیه یادگیری باشد، پروژه مشاوره بستر مناسبی برای انتقال دانش مدیریت می شود و این انتقال دانش احتمال دستیابی به اهداف مورد انتظار پروژه را افزایش می دهد. این موضوع حتی اهمیت به کارگیری مشاوران جوان را بیشتر می کند. مشاوران جوان معمولاً به دانش فعلی مجهزتر هستند و از رویکردها، مدل ها و ابزارهای جدیدتر استفاده می کنند. در نتیجه سهم انتقال دانش در میان این دسته از مشاوران مدیریت بیشتر است.

تصمیم گیری

در نوشته های قبلی خود تاکید کرده ام که مهمترین نقش مشاوران مدیریت تصمیم گیری است و مشاوران باید با استفاده از ابزارها و تکنیک های مدیریت گزینه های تصمیم گیری را در اختیار مدیران قرار دهند. تصمیم گیری یکی از مهم ترین دلایلی است که مدیران مشاوران مدیریت را استخدام می کنند. شفاف سازی گزینه ها از میان غبار غلیظ مشکلات و داده های سازمانی و تبیین پیامدهای انتخاب هر گزینه برای هر سازمانی اعم از تجاری یا غیرتجاری، کوچک یا بزرگ بسیار ارزشمند است و هیچکس نمی تواند اهمیت آن را زیر سوال ببرد. کار کردن در این میان، آنچه مدیران باید از آن اجتناب کنند، سوق دادن مشاوران به مرحله تصمیم گیری است. بین تصمیم گیری و تصمیم گیری مرز مشخصی وجود دارد و باید بدون ادغام این نقش ها نقش مشاور در تصمیم گیری و نقش مدیر در تصمیم گیری را شناخت.

چرا به مشاوره مدیریت نیاز داریم؟! شکی نیست که به این دلایل و یا هر دلیل دیگری استفاده از مشاوران مدیریت برای سازمان ها و کسب و کارهای امروزی یک ضرورت است و مدیرانی که از توانایی مشاوران مدیریت برای این ضرورت استفاده می کنند کمتر به آزمون و خطای بی اثر نیاز دارند.

مدت زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه

وجود نظم و شفافیت یکی از مهمترین عوامل توسعه و پیشرفت سازمانها است. وظایف و مسئولیت های هر بخش و واحد سازمان باید مشخص شود و بر اساس این توزیع وظایف فرآیندهای مختلفی تعریف و اجرا شود. ابزار اصلی برای دستیابی به این نظم و شفافیت، نمودار سازمانی است.

نمودار سازمانی نمایشی گرافیکی از روابط بین بخش ها و واحدها و سطوح مدیریتی هر یک از آنهاست. لازم به ذکر است که نمودارهای سازمانی انواع مختلفی دارند که نحوه نمایش، کاربرد و مدیریت آن ها با یکدیگر متفاوت است. اگر شما نیز به دنبال دانش کامل در مورد فلوچارت و انواع آن به همراه نمونه فلوچارت هستید، تا پایان این مقاله وبلاگ فراگاستار با ما همراه باشید.

چارت سازمانی چیست؟

نمودار سازمانی ابزاری برای مدیریت و نظارت بر ساختار سازمانی، جریان اطلاعات، سلسله مراتب و سطوح مدیریتی است. نمودار سازمانی به صورت یک نمودار گرافیکی با عناصر بصری نمایش داده می شود. در چارت سازمانی، الگوهای ارتباطی بین بخش ها و واحدهای سازمان، سطوح مدیریتی و رهبری نمایش داده می شود و دیدی کامل و جامع از جایگاه هر بخش و واحد سازمان در اختیار ما قرار می دهد.

به طور استاندارد و معمولاً نمودار سازمانی از 4 بخش یا عنصر اصلی تشکیل شده است. عناصر اصلی نمودار سازمانی عبارتند از:

عناصر اصلی نمودار سازمانی

واحدها و بخش ها

کلیه واحدها و بخشهای یک سازمان باید در چارت سازمانی نمایش داده شوند تا نمای کامل و کاملی از ارتباطات بین بخشها و واحدها بدست آید. به عنوان مثال، بخش هایی مانند اداری، مالی، بازاریابی، فناوری اطلاعات، فروش و غیره.

سلسله مراتب مدیریت

یکی دیگر از عناصر اصلی که در چارت سازمانی نمایش و بررسی می شود، سلسله مراتب مدیریت است. برای نشان دادن سلسله مراتب مدیریت معمولاً از بالاترین پست سازمانی (مدیر عامل، رئیس سازمان و …) شروع می شود و تا آخرین و پایین ترین سطح سازمانی ادامه می یابد و سطح مدیریت هر بخش و واحد سازمانی را مشخص می کند.

روابط سلسله مراتبی

نمودار سازمانی به ما کمک می کند تا روابط سلسله مراتبی بخش ها و واحدهای مختلف را نشان دهیم. به عبارت دیگر با استفاده از چارت سازمانی می توان تعیین کرد که کدام یک از بخش ها و واحدها زیرمجموعه واحدهای دیگر هستند و یا باید به طور مستقیم به کدام بخش ها یا واحدها گزارش دهند.

ارتباطات و جریان اطلاعات

آخرین عنصر اصلی نمودار سازمانی نمایش جریان ارتباطات و اطلاعات بین واحدها و بخش های مختلف است و شامل جریان اطلاعات بین سطوح مختلف مدیریتی، گزارش دهی بخش ها و واحدها و هماهنگی بین آنها می باشد.

لازم به ذکر است که بسیاری از افراد چارت سازمانی و ساختار سازمانی را یکسان می دانند در حالی که این دو مفهوم با یکدیگر متفاوت هستند. در ادامه به بررسی و مقایسه مفاهیم چارت سازمانی و ساختار سازمانی می پردازیم.

تفاوت بین نمودار سازمانی و ساختار سازمانی چیست؟

در قسمت قبل با مفهوم و تعریف چارت سازمانی آشنا شدیم و در این قسمت قصد داریم به ساختار سازمانی و تفاوت آن با چارت سازمانی بپردازیم. در چارت سازمانی نحوه ارتباط ادارات و واحدها و سطوح مدیریتی آنها نمایش داده می شود در حالی که در ساختار سازمانی تقسیم و سازماندهی وظایف و هماهنگی کار و مسئولیت بین اعضای سازمان یا گروه ها و تیم های فعال است. در سازمان ها مورد بحث قرار می گیرد.

چارت سازمانی بر اساس افراد، عناوین، بخش ها و سلسله مراتب سازمانی و مدیریتی طراحی شده و با تغییر افراد درون سازمانی به طور مداوم به روز می شود. اما ساختار سازمانی بر مفاهیمی مانند اهداف، وظایف، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)، وظایف و هماهنگی کاری و غیره تمرکز دارد و به سازمان ها کمک می کند تا گروه های کاری را تشکیل دهند، اعضای پروژه را تعیین کنند و وظایف را بین اعضا تقسیم کنند.

شایان ذکر است که در ساختار سازمانی، اعضای تیم می توانند خارج از سلسله مراتب نمودار سازمانی با یکدیگر همکاری کنند و وظایف و وظایف خود را انجام دهند.

چرا به نمودار سازمانی نیاز داریم؟

همانطور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم، وجود نظم و شفافیت در سازمان ها یکی از عوامل موثر بر پیشرفت و توسعه سازمان ها تلقی می شود و یکی از ابزارهای اصلی دستیابی به نظم و شفافیت کامل در سازمان ها استفاده از آن است. یک نمودار سازمانی؛ اما چرا واقعاً به یک نمودار سازمانی نیاز داریم؟ مزایای استفاده از نمودار سازمانی چیست؟

برخی از مزایای استفاده از نمودار سازمانی عبارتند از:

مزایای استفاده از فلوچارت

افزایش شفافیت در سازمان

اولین اثر مثبت و مزیت استفاده از نمودار سازمانی افزایش شفافیت در درون سازمان است. با تعریف درست و دقیق چارت سازمانی، افراد سازمان دید کاملی از سطوح مدیریتی و روابط کاری بین بخش‌ها و افراد مختلف پیدا می‌کنند و به همین دلیل شفافیت در سازمان افزایش می‌یابد و همکاری و ارتباط بین بخش‌ها و واحدها افزایش می‌یابد. تقویت می شوند.

تسهیل ارتباطات و مدیریت آنها

اعضای سازمان با مشاهده نمودار سازمانی قادر به درک کامل ارتباطات و جریان اطلاعات در داخل سازمان هستند. به عبارت دیگر، همه افراد در سازمان می توانند درک کنند که:

کدام افراد هر واحد سازمانی یا بخش را مدیریت می کنند؟

اطلاعات و مشاوره لازم را از چه کسانی باید دریافت کنند؟

گزارش ها باید برای چه کسانی ارسال شود؟

سلسله مراتب مکاتبات در سازمان چگونه است؟

هر یک از بخش ها و واحدها زیرمجموعه ای از کدام سطح مدیریت را تشکیل می دهند.

و…

همه مواردی که ذکر کردیم ارتباطات سازمانی را آسان تر و قوی تر می کند.

نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی کنید

با تجسم نمودار سازمانی، مدیران می توانند به درک درستی از نقاط قوت و ضعف سازمان دست یابند. چارت سازمانی به مدیران کمک می کند تا توزیع نیروی انسانی در بخش ها و واحدهای مختلف سازمان را بررسی کنند تا در صورت لزوم تغییرات لازم را در چارت سازمانی ایجاد کنند.

جذب و حفظ نیروی کار

یکی دیگر از اثرات مثبت و مزیت استفاده از نمودار سازمانی، جذب کارکنان جدید و حفظ نیروی کار فعلی است. با وضوح نمودار سازمانی، افرادی که قصد عضویت در سازمان را دارند، دید کاملی نسبت به سلسله مراتب سازمانی و جایگاه خود در سازمان خواهند داشت و تصمیم بهتری برای عضویت در سازمان خواهند داشت.

از طرفی اعضای فعلی سازمان با مشاهده چارت سازمانی می توانند دید کاملی از مسیر شغلی خود در سازمان و همچنین گزارش روابط داشته باشند و با انگیزه بیشتری برای موقعیت های بهتر در سازمان تلاش کنند.

تسهیل فرآیند تغییر سازمانی

عوامل زیادی باعث ایجاد تغییرات در نمودار سازمانی می شوند، مانند توسعه سازمانی، یکپارچگی، تغییر استراتژی های سازمانی و غیره. نمودار سازمانی به مدیران کمک می کند تا تغییرات ایجاد شده در سازمان را به ساده ترین و سریع ترین شکل ممکن بر روی نمودار سازمان اعمال کنند و به صورت کاملا شفاف در اختیار اعضای سازمان قرار دهند.

اکنون که با تعریف و اثرات فلوچارت آشنا شدیم، وقت آن است که انواع فلوچارت ها را با هم بررسی کنیم.

انواع نمودارهای سازمانی چیست؟

هر یک از سازمان‌ها و شرکت‌ها دارای بخش‌ها، واحدها و روش‌های مختلف مدیریت و ارتباط هستند. این امر منجر به ظهور انواع مختلف فلوچارت ها در طول زمان شده است. برخی از معروف ترین انواع فلوچارت عبارتند از:

انواع فلوچارت

چارت سازمانی

در نمودار سازمانی سلسله مراتبی، واحدها و بخش ها به صورت سلسله مراتبی و در سطوح مختلف طبقه بندی و دسته بندی می شوند. برای طراحی چارت سازمانی سلسله مراتبی باید چارت سازمانی را از بالاترین جایگاه و جایگاه در سازمان شروع کرد و به تدریج به سطوح پایین تر رفت. این نوع نمودار سازمانی برای سازمان های سنتی و سلسله مراتبی مناسب است. در این سازمان، هر فرآیند و ارتباطی باید بر اساس سلسله مراتب چارت سازمانی و با توجه به محدودیت های سلسله مراتبی اعمال شده بر اساس چارت سازمانی باشد.

چارت سازمانی

نمودار سازمانی ماتریسی

در این نوع چارت سازمانی، واحدها و بخش ها بر اساس پروژه ها و وظایف سازماندهی می شوند. به عبارت دیگر، در نمودار سازمانی ماتریسی، افراد و اعضای سازمان در قالب تیم های پروژه ای در واحدها و بخش های مختلف سازمان فعالیت می کنند. به طور کلی، نمودار سازمانی ماتریسی از 3 بخش اصلی تشکیل شده است:

ماتریس لیدر: رهبری در سازمان های مبتنی بر ماتریس همیشه توسط بالاترین رتبه سازمان (رئیس سازمان یا مدیر عامل آن) انجام می شود. رهبر ماتریس مسئول نظارت بر عملکرد مدیران ماتریس و پیشرفت پروژه ها است.

مدیران ماتریس: مدیران ماتریس مستقیماً تحت نظارت رهبر ماتریس کار می کنند و پیشرفت پروژه و عملکرد کارکنان را بررسی می کنند و تیم خود را در مسیر موفقیت راهنمایی می کنند.

کارکنان ماتریکس: افرادی که تحت نظارت مدیران ماتریکس کار می کنند، کارکنان ماتریکس نامیده می شوند.

لازم به ذکر است که در نمودار سازمانی ماتریسی، اعضای سازمان به طور همزمان روی پروژه های مختلف با مدیران مختلف یا مشابه کار می کنند. به عنوان مثال، کارکنان ماتریس می توانند در 3 پروژه حضور داشته باشند و هر کدام از آنها مدیران ماتریسی خاص خود را دارند، در این صورت کارکنان ماتریس باید به مدیران مختلف گزارش دهند.

نمودار سازمانی ماتریسی بیشتر برای سازمان ها و گروه هایی مناسب است که پروژه محور هستند یا روی پروژه های بزرگ و پیچیده کار می کنند. چارت سازمانی ماتریسی با هدف افزایش و بهبود همکاری بخش ها و واحدهای مختلف در ارائه خدمات، تولید محصولات و مدیریت پروژه می باشد.

نمودار سازمانی ماتریسی

نمودار سازمانی عملکردی

نوع دیگری از نمودار سازمانی، نمودار سازمانی عملکردی است. در این نوع چارت سازمانی، ادارات و واحدها بر اساس وظایف خود سازماندهی و مدیریت می شوند و به صورت جداگانه در چارت سازمانی قرار می گیرند. به عنوان مثال، برخی از این بخش ها و واحدها عبارتند از:

بازار یابی

مالی

منابع انسانی

و…

این نوع نمودار سازمانی برای سازمان هایی مناسب است که ساختار سلسله مراتبی ساده ای دارند و همچنین نیازمند هماهنگی مستمر و همه جانبه بین بخش های مختلف هستند.

نمودار سازمانی عملکردی

نمودار سازمانی شبکه

همانطور که از نام آن پیداست، در نمودار سازمانی شبکه، روابط بین بخش ها و واحدها در یک شبکه پیچیده نمایش داده می شود. این نوع نمودار سازمانی در درجه اول برای کسب و کارها و سازمان هایی که دارای روابط و تعاملات پیچیده و گسترده هستند استفاده می شود.

نمودار سازمانی شبکه

نمودار سازمانی متمرکز

در نمودار سازمانی متمرکز، تنها یک هسته مدیریتی در سازمان وجود دارد و قدرت و اختیار تصمیم گیری در یک واحد یا بخش متمرکز است و سایر بخش ها و واحدها در سازمان نقش اجرایی دارند. این نوع نمودار سازمانی برای مشاغل و سازمان های کوچک با سلسله مراتب محدود مناسب است.

نمودار سازمانی متمرکز

نمودار سازمانی مسطح

سازمان هایی با سلسله مراتب مدیریتی و سطوح مدیریتی پایین تر از نمودار سازمانی مسطح استفاده می کنند. در این نوع چارت سازمانی سطوح مدیریتی کمی وجود دارد و ادارات و واحدها تقریباً دارای اختیارات مشابه و مساوی هستند.

نمودار سازمانی مسطح

مواردی که با هم بررسی کردیم، تنها تعدادی از انواع فلوچارت را نشان می‌دهند. کسب‌وکارها و سازمان‌ها می‌توانند انواع مختلفی از فلوچارت‌ها را ترکیب یا طراحی کنند و از نوع جدیدی از فلوچارت متناسب با نیاز خود استفاده کنند.

چگونه چارت سازمانی مناسب را انتخاب کنیم؟

انتخاب و اجرای چارت سازمانی یکی از وظایف مهم هر سازمانی است. همانطور که قبلاً گفتیم، انواع مختلفی از فلوچارت ها وجود دارد که هر کدام ویژگی های خاص خود را دارند. حال این سوال پیش می آید که چگونه یک نمودار سازمانی مناسب پیدا کنیم؟

برای انتخاب و پیاده سازی یک چارت سازمانی مناسب کافیست مراحل زیر را طی کنید:

مرحله 1: سازمان خود را بررسی کنید و نیازها، فرآیندها، ارتباطات و جریان اطلاعات را شناسایی کنید.

مرحله دوم: بررسی انواع چارت سازمانی و انتخاب نمودار سازمانی مناسب با توجه به نیاز سازمان. در این مرحله می توانید به سازمان های مشابه نگاه کنید و از نمودارهای سازمانی آنها کمک و ایده بگیرید.

مرحله سوم: در صورت لزوم، هنگام انتخاب و اجرای چارت سازمانی، از کارشناسان آگاه مشاوره بگیرید.

مرحله 4: شناسایی نقص در نمودار جریان از طریق تجربه و آزمایش. برای این منظور، می توانید نمودار سازمانی را در تعدادی از بخش ها و واحدها به عنوان آزمایش پیاده سازی کنید.

مرحله پنجم: پس از انتخاب و اجرای چارت سازمانی، باید به طور مستمر بر عملکرد سازمان نظارت داشته باشید و در صورت لزوم تغییراتی در جهت بهبود عملکرد سازمان و چارت سازمانی ایجاد کنید.

راهکار اتوماسیون فراگاستار برای طراحی و پیاده سازی نمودار سازمانی چیست؟

اتوماسیون اداری فراگستر با هدف مدیریت متمرکز ارتباطات و اطلاعات در سازمان طراحی و توسعه یافته است. در این راستا امکانات و قابلیت های مختلفی را برای پیاده سازی فلوچارت در اختیار کاربران خود قرار داده است. برخی از این ویژگی ها عبارتند از:

چارت سازمانی را سفارشی و تعریف کنید

امکان تعریف چارت سازمانی هر سازمان در هلدینگ ها (چند سازمان)

توانایی اجباری دسترسی به سازمان های مرتبط با یکدیگر برای ارسال و دریافت بین سازمانی

تعیین جانشین در Kartable و تعیین دسترسی جانشین

امکان استفاده از کنترل فلوچارت (سلسله مراتب) هنگام ایجاد یک حرف

تعیین دسترسی به مکاتبات بر اساس واحد سازمانی، سمت و کاربران

توانایی تعریف چندین پست یا پست سازمانی برای یک کارمند واحد

امکان تعریف انواع مشاغل/افراد واقعی و اعمال دسترسی کاربر برای مکاتبات

و…

بیشتر بخوانید: راهکار فراگاستار برای مدیریت هلدینگ چیست؟

برای آشنایی بیشتر با Fragaster Office و قابلیت ها و برنامه های کاربردی آن، می توانید نسخه آزمایشی رایگان Fragaster Office را از طریق دکمه زیر داشته باشید. همچنین در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر می توانید با همکاران ما با شماره تلفن 42623 (021) تماس حاصل فرمایید.

آخرین کلمه

در این مقاله با مفهوم فلوچارت و انواع آن آشنا شدیم و همچنین یاد گرفتیم که برای پیاده سازی صحیح و اصولی فلوچارت چه مراحلی را باید طی کرد. امیدواریم از خواندن این مقاله لذت برده باشید؛ اگر ابهامی دارید حتما سوالات خود را در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.

سوالات متداول

چارت سازمانی چیست و چه کاربردی دارد؟

نمودار سازمانی نمایشی گرافیکی از ارتباطات بین بخش ها، واحدهای سازمانی و سطوح مدیریتی در یک سازمان است. نمودار سازمانی برای مدیریت و نظارت بر ساختار سازمانی، جریان اطلاعات و سلسله مراتب و سطوح مدیریتی استفاده می شود.

انواع نمودارهای سازمانی چیست؟

انواع نمودارهای سازمانی عبارتند از: نمودار سازمانی سلسله مراتبی، نمودار سازمانی ماتریسی، نمودار سازمانی عملکردی، نمودار سازمانی شبکه، نمودار سازمانی متمرکز و چارت سازمانی مسطح.

چگونه یک نمودار سازمانی تنظیم کنیم؟

مرحله 1: نیازهای سازمان خود را ارزیابی کنید.

مرحله 2: انواع فلوچارت را بررسی کنید.

مرحله 3: از یک متخصص کمک و مشاوره بگیرید.

مرحله 4: نقاط ضعف و تنگناها را در نمودار سازمانی خود بیابید.

مرحله 5: فلوچارت را پیاده سازی کنید و عملکرد آن را بررسی کنید.

۵/۵ – (۵ امتیاز)